Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả

Hiện nay, việc mở một quán cà phê không phải là quá khó khăn. Tuy nhiên, để có thể vận hành tốt một quán cà phê đến thành công thì không phải ai cũng biết cách. Muốn quản lý quán cà phê đi đến hiệu quả thì chúng ta nên làm gì?

Giai đoạn nguyên vật liệu đầu vào

– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …)

Retro Coffee – Nhà cung cấp cà phê hạt rang xay uy tín

– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.
– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý

Giai đoạn vận hành quán cà phê

– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg cà phê = 40 ly cà phê).
– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.

Giai đoạn kiểm tra, đánh giá

Quản lý - người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của quán
Quản lý – người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của quán

Bất kỳ quán cà phê hay cơ sở kinh doanh nào muốn hoạt động tốt có hiệu quả thì cần phải có người quản lý giỏi. Muốn đảm bảo được sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh cà phê thì người quản lý chìu trách nhiệm điều hành – phân công – hướng dẫn – giám sát mọi hoạt động để việc kinh doanh đi đến hiệu quả.

Kiểm soát quy trình tác nghiệp

– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.
– Linh hoạt điều chỉnh kịp thời sao cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.

Kiểm soát thu/chi hàng ngày

– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.
– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.
– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt để có thể quản lý được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)

⇒ Nhằm quản lý đạt hiệu quả

Kiểm soát hàng hóa kho hàng

– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.
– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.

Các bảng báo cáo phân tích cần phải nắm

– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.
– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.
– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng
– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.

Lời kết

Trên đây là các bước cơ bản từ khâu chuẩn bị cho đến hoạt động của một quán cà phê cơ bản. Trên thực tế công việc còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa.

Để vận hành trơn tru một quán cà phê, có thể kể ra rất nhiều công việc không tên cũng như rất nhiều thứ cần chuẩn bị, tuy nhiên có thể tựu trung trong 3 giai đoạn cơ bản ở trên. Nắm vững và kiểm soát được 3 giai đoạn này sẽ giúp cho công việc kinh doanh quán cà phê của bạn đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều.
________________________________________
Bạn đam mê cà phê và đang mở quán cà phê, chúng tôi mời bạn trải nghiệm thử cà phê rang xay nguyên chất (gồm 3 mẫu: cà phê Robusta, ArabicaHỗn hợp, mỗi mẫu 100gr).

Inbox địa chỉ đến Retro Coffee để chúng tôi gửi mẫu nhé!

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *